Cómo elegir a la secretaria perfecta para un despacho legal
Como su nombre indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y discreción. Estas virtudes deben complementarse con una condición importante; la prudencia.
Una secretaria es la persona de mayor confianza en la gestion de un despacho de abogados. Por sus manos pasan documentos, convocatorias, propuestas, estrategias y otras coyunturas que definen el futuro de empresas e instituciones. Además, son quienes mejor conocen la vida personal de sus superiores y compañeros. A pesar de que la profesión ha evolucionado con las condiciones del mercado y los avances tecnológicos, los valores y principios de una buena secretaria no han cambiado desde que nació la profesión.
En el mundo empresarial complejo y globalizado de hoy, el secretario se está convirtiendo cada vez más en la verdadera joya de la empresa: la mano derecha del jefe, sin la cual es casi imposible asumir responsabilidades de liderazgo.
¿Cómo ser una buena secretaria?
Es importante siempre llegar al trabajo a tiempo o unos minutos antes. Demuestra que eres responsable, atenta a tu trabajo y totalmente involucrada. Llegar tarde da una muy mala impresión ya que puede perjudicar a tu jefe y tu posición. No solo debes ser puntual, sino que siempre debes estar lista para responder todo tipo de preguntas. Una buena secretaria es alguien que tiene mucho conocimiento y se mantiene al día con toda la información relevante para su puesto. También debe planificar preguntas inesperadas y sus respuestas. Es posible que debas escribir un discurso o una carta en nombre de tu jefe, por lo que debes conocer los objetivos y la dirección de la empresa.
Sé cortés y ordenada cuando hables por teléfono o en persona. Registra la persona que llama y su información de contacto cuando recibas una llamada o visita. Tan pronto como veas a tu jefe, debes entregarle rápidamente y con entusiasmo la notificación de su teléfono. Considera que estos esfuerzos son importantes y algunas de estas llamadas pueden incluir nuevos clientes. Adquiere a tu jefe de forma rápida y eficaz con todo tipo de trámites.
¿Qué otros aspectos debo tener en cuenta?
Si tu jefe no quiere contestar el teléfono o visitar, la secretaria debe solicitar una disculpa diplomática. Voz cálida y expresión perfecta, ambas cualidades facilitan la comunicación. Poder escribir de manera correcta y precisa. Es tu deber revisar el documento antes de enviarlo a tu jefe para que no encuentre ningún error.
También será importante tener un buen conocimiento de idiomas. Es un hecho que el dominio de otros idiomas se hace cada vez más necesario debido a la internacionalización de las relaciones comerciales o al desconocimiento del idioma por parte de los superiores. Además, deberás organizar los viajes de tu jefe y su agenda para sus reuniones en el exterior. También es imprescindible tener discreción y tacto. Si el jefe no quiere recibir una visita, la secretaria debe buscar una disculpa diplomática.
Otro aspecto fundamental será respetar los plazos. Cuando el trabajo se complica y surgen problemas de última hora, es importante saber mantener la calma y priorizar en situaciones estresantes. Contar con previsibilidad, es decir, tener la capacidad de anticiparte a los problemas es esencial para abordarlos de la manera más eficaz.
Hoy en día, el rol de secretaria incluye una amplia gama de deberes y responsabilidades, lo que hace que la capacitación sea aún más importante. Los idiomas extranjeros, las habilidades informáticas y las habilidades organizativas son solo algunos de los requisitos que sin lugar a dudas te permitirán ganarte ese puesto que tanto deseas.