Todo lo que necesitas en tu despacho de abogados para trabajar bien desde el primer dia. Incluso si tienes un espacio en tu hogar que se puede usar como escritorio, es un espacio dedicado para trabajar. Muchas personas pasan la mayor parte del día en la oficina, por lo que necesitan un equipo bien organizado para realizar correctamente las tareas.
Por supuesto, no existe un estándar único de lo que debe ser una oficina, pero hay ciertos recursos, equipos y materiales que no deben faltar. Operaciones, con la asistencia de Recursos Humanos, tiene la responsabilidad directa de garantizar espacios de trabajo óptimos, lo que incluye garantizar que los empleados estén equipados para realizar sus funciones.
¿Cómo elegir los materiales que debo tener en la oficina?
Los gerentes de recursos humanos pueden brindar asistencia en este sentido preguntando a los trabajadores qué recursos necesitan para realizar sus funciones. Lo primero que hay que hacer es determinar el tipo de oficina y la actividad dentro de ella para seleccionar el mejor material para realizar su función.
¿Será un espacio público o privado? ¿Cuáles son las actividades de la empresa?
¿Es esta una oficina de servicio civil o es solo para asuntos internos? ¿Cuántas personas trabajan en el mismo espacio? Dependiendo de tus respuestas a estas preguntas, podrás seleccionar los documentos que deberían estar en tu oficina.
Los departamentos deben asegurarse de que los consumibles no se agoten, por lo que deben configurar sistemas para administrar la entrada de consumibles y su vida útil para calcular previamente los reemplazos. Esto incluye otros materiales que no son consumibles pero que tienen una vida útil limitada.
Protección de datos: dónde suelen fallar los despachos
La mayoría de sanciones no llegan por un ataque informático, sino por no tener el registro de actividades de tratamiento o por guardar expedientes sin control de accesos. Un programa que registre quién consulta cada expediente resuelve buena parte del problema: así funcionan el software médico DriCloud y software dental en el ámbito dental. Si ya ha recibido un requerimiento, conviene hablar con abogados de protección de datos.
¿Qué materiales deben estar presentes?
No importa cuán simple sea la oficina o negocio, las computadoras son esenciales para rastrear actividades, registrar ventas, realizar funciones inherentes al trabajo en sí y muchas otras actividades.
Una buena computadora no tiene que ser de último modelo. Solo necesita satisfacer las necesidades mínimas de la oficina. Esta computadora puede ser una de escritorio, una laptop, una tablet, por mencionar algunas opciones, dependerá de las necesidades de trabajo. Además de la computadora, también deberás incluir otras herramientas y accesorios, como una batería, un mouse, cables, módems y enrutadores para conectarte a tu Wi-Fi.
Es importante que la oficina cuente con escritorios modernos, cómodos y duraderos a la altura adecuada para que los empleados no tengan que agacharse o sentarse erguidos. Estos escritorios de oficina están disponibles con o sin cajones. Es importante tener suficiente espacio para colocar cualquier recurso importante de trabajo.
El mismo concepto aplica para las sillas. Se ha escrito mucho sobre la importancia de la ergonomía de las sillas de oficina, la de adaptarse al cuerpo humano y evitar futuras molestias como la desalineación de la columna. El respaldo de la silla de oficina debe tener forma de "S" para sostener la parte superior e inferior de la espalda, y los reposabrazos deben ser lo suficientemente altos para formar un ángulo de 90 grados con los brazos frente al escritorio. La silla de oficina se puede subir y bajar a la altura correcta frente al escritorio.
Junto a estos fundamentales también podemos mencionar un aire acondicionado o calefacción para trabajar cómodamente en las épocas de frío o calor, y en estos últimos el aparato A/C también ayudará a mantener la temperatura correcta de los ordenadores. Y como último recurso, pero no por eso menos importante se puede mencionar la iluminación. Una iluminación adecuada promoverá el desarrollo y la calidad del trabajo. Por el contrario, una mala iluminación puede generar malestar, fatiga y dolores de cabeza.
Sigue estos consejos y verás que tu oficina se verá profesional y atractiva para los clientes, lo que te permitirá enfocarte en las cosas importantes y ofrecer un servicio de primera calidad.
Contratar y despedir sin sustos
Las decisiones de plantilla son el punto donde más despachos acaban en el juzgado por no haber documentado bien el proceso. Antes de formalizar un despido o una modificación sustancial de condiciones, merece la pena una consulta con abogados laboralistas. Galindo & Barrio son abogados en Madrid y la primera consulta es gratuita.