ABOGADOS: No le quiten importancia al orden
En un estudio jurídico así como en cualquier profesión, el orden es un aspecto fundamental para su buen funcionamiento. No es solo por capricho sino porque es esencial para el trabajo de los abogados, ya que no encontrar los archivos necesarios pueden retrasar todo un día de trabajo.
El desorden puede ser perjudicial
Las distracciones pueden ralentizarte y hacerte menos productivo, pero también pueden ser el reflejo físico de otra enfermedad más profunda: interrupciones en tu vida. Cuando trabajas duro para mejorar tus relaciones con los demás, esos esfuerzos dan sus frutos y al final te amas de verdad. Mientras insistes en ser ordenado en el trabajo y mantener un escritorio ordenado, organizas tu papeleo y tu tiempo; el sistema trasciende otras áreas de la vida.
El orden puede aprenderse en cualquier momento de la vida, los hábitos siempre pueden cambiarse, no importa la edad que tengas. Es necesario ser cuidadoso y aprender de los errores propios y ajenos.
¿Cómo ordenar tus expedientes?
En primer lugar, debemos saber que los documentos legales constan de los siguientes elementos y deben separarse de la siguiente manera:
- Comunicaciones y Avisos
- Alegaciones
- Mociones
- Pruebas: interrogatorio, documentación, fotografías, etc.
- 5. Varios: documentos médicos, informes, contratos, recibos, etc.
Por lo tanto, es importante separar estos archivos en grupos y ordenarlos de manera cronológica. También, deberás crear un índice. Deberás crear un índice para cada grupo, dicho índice debe incluir la fecha en que estos archivos fueron presentados.
¿Debería usar un software de gestión?
Si ves los beneficios de los registros legales digitalizados pero no estás seguro de si tu estudio de abogados está listo para ello, considera dejar de usar papel. Por ejemplo, el uso de un software de incorporación de clientes basado en la nube puede reducir el papeleo para los nuevos clientes. Pero recuerda, la única forma en que puedes deshacerte del papeleo es hacer lo mejor que puedas.
El archivo de tu estudio jurídico debe ser fácil de usar, con capacidad de búsqueda y preparado para el futuro. Esto significa mantener sus documentos organizados lógicamente y poder buscar y encontrar documentos legales rápidamente. También se debe desarrollar un sistema de archivo que no se vuelva obsoleto dentro de un año.
Herramientas básicas
Tres puntos importantes a considerar si decides utilizar un software para la organización de tus archivos:
- Software de búsqueda de PDF: Uno de los mayores beneficios de digitalizar el archivo de un estudio jurídico es que los documentos legales se pueden buscar electrónicamente. Estos programas te permiten convertir múltiples archivos simultáneamente en un archivo PDF.
- Escáner: Si deseas digitalizar registros y documentos, debes usar un dispositivo como un escáner. Escáneres fáciles de usar facilitan el escaneo con funciones como escaneo con un solo toque, teclas de acceso rápido, selección de perfil fácil y edición de documentos.
- Software de gestión de documentos basado en la nube: Los sistemas de administración de documentos basados en la nube y el software de administración de documentos legales pueden almacenar tus archivos, ayudarte a organizarlos y luego acceder a ellos de manera segura desde cualquier lugar. Con almacenamiento de documentos ilimitado y capacidades de búsqueda sencillas el uso de la nube como un sistema de archivos legales puede aumentar la productividad y la eficiencia de tu trabajo.
Sin lugar a dudas, el tomarte tu tiempo para organizar tu material y espacio de trabajo, y además usar software abogados, ayudará a que los resultados sean más productivos, eficaces y rápidos. Además de reforzar tu imagen como profesional frente a la mirada del cliente.