Abrir un despacho es la parte fácil. Sobrevivir a los primeros cien días con la cabeza fría, sin descuidar ni la captación de clientes ni las obligaciones legales, es donde se juega buena parte del futuro del proyecto. En este periodo se toman decisiones que, si se hacen mal, cuestan meses corregir: desde la estructura societaria hasta el sistema de gestión de expedientes.
No hay una fórmula única, pero sí un orden razonable de prioridades. Conviene distinguir entre lo urgente (cumplir con lo que la ley exige desde el primer día), lo importante (montar una estructura que aguante el crecimiento) y lo que puede esperar (la web perfecta, el logo definitivo, el plan de marketing a un año).
Semana 1 a 4: cimientos legales y operativos
Antes de firmar el primer encargo hay una serie de obligaciones que no admiten demora. El Estatuto General de la Abogacía Española (Real Decreto 135/2021) regula cuestiones como la colegiación, el ejercicio profesional y el régimen disciplinario, así que conviene tenerlo revisado, especialmente si se plantea el ejercicio en sociedad profesional, sujeto además a la Ley 2/2007, de sociedades profesionales.
En este primer mes hay que resolver, como mínimo:
- Alta censal y, si procede, constitución de la sociedad profesional o civil.
- Colegiación o comunicación al colegio si se cambia de despacho o modalidad de ejercicio.
- Contratación del seguro de responsabilidad civil profesional.
- Elección y contratación del software de gestión de expedientes, facturación y agenda.
- Registro de las actividades de tratamiento exigido por el RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), incluyendo la información a clientes sobre el tratamiento de sus datos.
Si se prevé contratar personal, aunque sea a tiempo parcial, hay que revisar desde el minuto uno el Estatuto de los Trabajadores en lo relativo a modalidades contractuales, y no dejarlo para cuando ya haya una persona incorporada de facto. Improvisar aquí sale caro y genera pasivos ocultos.
Cuando el asunto ya no es de gestión, sino de tribunales
Organizar bien un despacho es una cosa y litigar es otra. Si el problema que tiene entre manos necesita defensa letrada, conviene acudir a un despacho con recorrido en sala. Galindo & Barrio, abogados en Madrid con más de veinte años de ejercicio, trabaja en penal, familia, laboral y civil. Puede consultarles como abogados penalistas, abogados de divorcio o abogados de indemnizaciones según el asunto.
Semana 5 a 8: procesos internos antes que clientes
Es tentador lanzarse a captar clientes sin haber definido cómo se va a trabajar internamente. El resultado habitual es un despacho que factura pero no sabe cuánto gana, con expedientes gestionados por correo electrónico y plazos que se controlan de memoria. Antes de escalar la captación conviene tener resuelto:
- Un sistema único de gestión de expedientes y plazos, con alertas y control de la agenda procesal.
- Una plantilla de hoja de encargo y de presupuesto, coherente con la normativa de protección de datos y con las obligaciones de información al cliente.
- Un circuito de facturación claro: quién factura, cuándo, con qué condiciones de pago.
- Un protocolo mínimo de comunicación con el cliente, sobre todo si hay más de un profesional atendiendo asuntos.
La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, introdujo requisitos sobre los sistemas informáticos de facturación que conviene tener presentes al elegir software de gestión, especialmente de cara a la evolución normativa hacia la facturación electrónica obligatoria entre empresas prevista por la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece). Empezar con un sistema adaptado evita migraciones forzadas más adelante.
Checklist de las primeras ocho semanas
- Alta fiscal y colegial resuelta.
- Seguro de responsabilidad civil contratado.
- Software de gestión de expedientes y facturación operativo.
- Registro de actividades de tratamiento (RGPD/LOPDGDD) documentado.
- Plantillas de hoja de encargo y presupuesto listas.
- Circuito interno de facturación y cobro definido.
Semana 9 a 12: visibilidad y primeros clientes
Con la estructura mínima en pie, toca ocuparse de que el despacho sea visible. No hace falta una estrategia de marketing sofisticada desde el principio: es más útil tener una ficha bien cuidada en Google Business Profile, una página web sencilla pero funcional con los datos exigidos por la normativa de servicios de la sociedad de la información, y un canal claro de contacto (teléfono, formulario, WhatsApp Business si se usa).
En despachos que empiezan, la mejor fuente de clientes suele ser la red de contactos previa del profesional: antiguos compañeros, colegas de otras especialidades para derivaciones cruzadas, y clientes de etapas anteriores. Sistematizar este seguimiento en una hoja de cálculo o en el propio software de gestión, en lugar de fiarlo a la memoria, marca la diferencia entre un flujo constante de encargos y periodos de sequía imprevisibles.
Día 100: balance y ajuste
Al llegar a los cien días conviene hacer una revisión honesta: cuántos expedientes se han abierto, cuánto tiempo se dedica a tareas administrativas frente a trabajo jurídico facturable, y qué procesos están generando fricción. Es el momento de decidir si el software elegido se queda corto, si hace falta incorporar a alguien para tareas administrativas, o si algunas plantillas necesitan revisión tras la experiencia real con clientes.
Este balance no debe hacerse solo con sensaciones. Revisar los datos que el propio sistema de gestión haya ido registrando (número de expedientes, tiempos medios de tramitación, facturación emitida y cobrada) permite tomar decisiones con criterio en lugar de por intuición, que es precisamente lo que distingue a un despacho que crece de forma ordenada de uno que improvisa mes a mes.
Para profundizar en cada una de estas fases, en la sección Abrir Despacho se pueden encontrar guías específicas sobre cada trámite, y en el blog se publican análisis periódicos sobre herramientas y normativa aplicable a despachos y pequeñas firmas de servicios profesionales.