Abrir un despacho genera una lista interminable de tareas que compiten por la atención del abogado en sus primeras semanas de actividad. El error más habitual no es dejar algo sin hacer, sino hacerlo todo a la vez y sin orden. Estos primeros cien días conviene dividirlos en bloques claros: encaje legal del despacho, protección de datos, organización interna y, solo después, captación de clientes.
Semana 1 y 2: el encaje legal y fiscal del despacho
Antes de atender el primer expediente hay que cerrar cuestiones que condicionan todo lo demás. La colegiación y el ejercicio de la abogacía se rigen por el Estatuto General de la Abogacía Española, aprobado por el Real Decreto 135/2021, que establece las obligaciones deontológicas y de incompatibilidad que afectan desde el primer día, también si se ejerce en sociedad profesional.
La elección de forma jurídica (autónomo, sociedad profesional u otra estructura) tiene consecuencias fiscales y de responsabilidad que conviene valorar con un asesor antes de facturar la primera minuta. Es también el momento de revisar las obligaciones derivadas de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, en lo relativo a plazos de pago entre empresas y al calendario de facturación electrónica entre empresarios y profesionales, que afectará de forma progresiva a la forma de emitir las facturas del despacho.
Cuando el asunto ya no es de gestión, sino de tribunales
Organizar bien un despacho es una cosa y litigar es otra. Si el problema que tiene entre manos necesita defensa letrada, conviene acudir a un despacho con recorrido en sala. Galindo & Barrio, abogados en Madrid con más de veinte años de ejercicio, trabaja en penal, familia, laboral y civil. Puede consultarles como abogados penalistas, abogados de divorcio o abogados de indemnizaciones según el asunto.
Protección de datos desde el primer expediente
Un despacho trata datos especialmente sensibles desde la primera consulta: identidad del cliente, datos de la contraparte, en muchos casos datos de salud, antecedentes o situación económica. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, obligan a tener, desde el inicio, un registro de actividades de tratamiento, una base legítima para cada tratamiento y los contratos de encargado de tratamiento con los proveedores que accedan a esos datos (gestoría, software en la nube, mensajería).
Dejar esto para "cuando haya tiempo" es el error más frecuente en los despachos nuevos. Conviene resolverlo antes de abrir el primer expediente, no después del décimo.
Organización interna: expedientes, plazos y agenda
El volumen de trabajo de los primeros meses suele ser bajo, lo que hace tentador gestionar todo con hojas de cálculo y correo electrónico. Es precisamente el momento de implantar un método que escale, porque cambiar de sistema con cincuenta expedientes abiertos es mucho más costoso que empezar bien.
- Un sistema único de control de plazos procesales y administrativos, con alertas, que no dependa de la memoria de una sola persona.
- Una estructura de carpetas o expedientes digitales homogénea desde el primer cliente.
- Un registro de tiempos dedicados a cada asunto, aunque la facturación no sea por horas, porque permite calcular rentabilidad real.
- Una plantilla estándar de hoja de encargo y presupuesto, revisada conforme a la normativa deontológica aplicable.
Un software de gestión adaptado a despachos facilita este punto desde el inicio, evitando la improvisación que luego es difícil de corregir.
Si vas a contratar, revisa el Estatuto de los Trabajadores
Muchos despachos incorporan en sus primeros meses a un pasante, un administrativo o un colaborador. Cualquier contratación, por pequeña que sea, queda sujeta al Estatuto de los Trabajadores, lo que incluye el tipo de contrato, el periodo de prueba, el registro de jornada y las obligaciones de prevención de riesgos laborales. Tratar estas relaciones como colaboraciones informales es una fuente habitual de contingencias que conviene evitar desde el primer contrato, con asesoramiento laboral específico si hay dudas sobre la figura más adecuada.
Marketing realista para los primeros cien días
La captación de clientes no debería ser la primera prioridad, pero tampoco puede esperar al día cien. Lo razonable en esta fase es trabajar lo que ya existe: la red de contactos profesionales y personales, la ficha de Google Business Profile correctamente completada, y un sitio web sencillo con información clara de especialidades y vías de contacto. Las campañas de pago o las estrategias de contenido más elaboradas tienen más sentido una vez que el despacho ya tiene procesos internos estables para poder atender la demanda que generan.
Checklist de los primeros cien días
- Colegiación y forma jurídica resueltas antes de facturar el primer asunto.
- Registro de actividades de tratamiento y contratos de encargado conforme al RGPD y la LOPDGDD 3/2018.
- Sistema único de control de plazos y expedientes implantado desde el primer cliente.
- Plantillas de hoja de encargo y presupuesto revisadas y homogéneas.
- Contratos laborales, si los hay, ajustados al Estatuto de los Trabajadores desde el primer día.
- Ficha de empresa online y web básica operativas antes de invertir en captación de pago.
Los primeros cien días no son una fase de prueba, son el periodo en el que se consolidan los hábitos de trabajo del despacho para los próximos años. Resolver primero el encaje legal, la protección de datos y la organización interna, y dejar el crecimiento comercial para cuando esa base esté firme, suele marcar la diferencia entre un despacho que escala con orden y otro que arrastra desorganización desde el inicio. Más información sobre esta etapa en la sección Abrir Despacho y en el blog de Gestionempresa.
Diversificar el patrimonio del despacho
Cuando un despacho consolida beneficios, la siguiente decisión suele ser dónde colocarlos. La inversión inmobiliaria en el extranjero es una de las vías habituales: por ejemplo, propiedades en Palm Beach. Conviene analizar antes la fiscalidad de la operación y, si hay dudas sobre la estructura, consultar con abogados en Madrid.