Julio y agosto reducen la actividad judicial, pero no la actividad del despacho. Los clientes siguen escribiendo, algún asunto urgente puede aparecer en cualquier momento y, en muchos casos, los plazos administrativos no se detienen aunque los procesales sí lo hagan parcialmente. La pregunta que se plantea cada verano en un despacho pequeño no es si se puede parar, sino cómo repartir las ausencias sin que la actividad se resienta ni el equipo llegue exhausto a septiembre.
El problema no es la voluntad, es la falta de sistema
En los despachos de dos, tres o cuatro personas, las vacaciones suelen resolverse de forma improvisada: se habla por WhatsApp, se avisa por encima de que "en agosto estoy fuera" y se confía en que nada urgente vaya a suceder. Funciona hasta que deja de funcionar: un cliente con un requerimiento que responder en tres días, una notificación electrónica que nadie revisa o una llamada que se pierde sin que quede constancia. El origen del problema casi nunca es la falta de compromiso del equipo, sino la ausencia de un procedimiento escrito que diga, con claridad, quién cubre qué durante cada semana del verano.
Contratar y despedir sin sustos
Las decisiones de plantilla son el punto donde más despachos acaban en el juzgado por no haber documentado bien el proceso. Antes de formalizar un despido o una modificación sustancial de condiciones, merece la pena una consulta con abogados laboralistas. Galindo & Barrio son abogados en Madrid y la primera consulta es gratuita.
Un calendario de guardias, no de ausencias
El primer paso es invertir la lógica habitual: en lugar de anotar cuándo se va cada persona, se define quién queda de guardia cada semana. Esa persona no tiene por qué llevar los asuntos de sus compañeros en profundidad, pero sí debe poder identificar lo urgente, contactar con quien corresponda si es imprescindible y dar una respuesta de cortesía al cliente en un plazo razonable. Este calendario debe incluir:
- Nombre de la persona de guardia cada semana, con teléfono directo si el despacho lo considera necesario.
- Acceso garantizado al correo, la agenda y el gestor de expedientes, no solo al teléfono.
- Criterio claro de qué se considera urgente y qué puede esperar a la vuelta.
- Un canal único donde quede registrado quién ha atendido cada consulta, para evitar duplicidades o respuestas contradictorias.
Conviene recordar que el derecho al descanso vacacional está reconocido en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores para el personal del despacho, y que organizar guardias no equivale a exigir disponibilidad permanente durante las vacaciones de cada uno, sino a repartir la cobertura entre quienes sí están trabajando esa semana.
Automatizar lo repetible antes de desconectar
Buena parte de lo que satura un despacho en verano son tareas repetitivas: confirmar la recepción de un correo, informar de que el despacho está operativo con capacidad reducida, recordar un pago pendiente o enviar un documento estándar. Un software de gestión con plantillas de correo, respuestas automáticas configuradas por asunto y recordatorios programados permite que estas tareas se resuelvan solas, liberando a la persona de guardia para lo que realmente requiere criterio profesional. Revisar antes de irse qué procesos pueden automatizarse ahorra más tiempo en agosto que cualquier esfuerzo de última hora.
Confidencialidad y protección de datos cuando alguien te sustituye
Que un compañero acceda temporalmente al expediente de otro no es un problema en sí mismo, pero debe hacerse con las mismas garantías que el resto del año.