Contratar al primer empleado del despacho: guía sin sorpresas

Contratar a la primera persona es el momento en el que un despacho deja de ser un profesional con clientes y pasa a ser una empresa. Cambian las obligaciones formales, cambia la estructura de costes y cambia, sobre todo, la forma de trabajar: hay que documentar procesos que hasta entonces estaban solo en la cabeza del titular.

Esta guía recorre las decisiones y trámites principales, en el orden en que conviene abordarlos.

Antes de contratar: qué puesto necesita realmente

El error más común es contratar por saturación, no por diseño. Antes de publicar una oferta, conviene enumerar durante dos o tres semanas las tareas que consumen tiempo del titular y clasificarlas: cuáles requieren criterio jurídico, cuáles son administrativas y cuáles podrían eliminarse o automatizarse.

De ese análisis suele salir el perfil correcto. En muchos despachos pequeños, la primera incorporación rentable no es otro abogado, sino un perfil de apoyo administrativo que libera horas facturables del titular. Un abogado junior aporta capacidad técnica, pero también exige supervisión, que es precisamente el recurso que escasea.

Trámites obligatorios antes del primer día

Con carácter previo al inicio de la prestación de servicios hay que completar varios pasos ante la Seguridad Social y el Servicio Público de Empleo:

• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social y obtención del código de cuenta de cotización, si es la primera contratación.
• Afiliación del trabajador, si no estuviera ya afiliado, y alta previa al inicio de la actividad. El alta debe cursarse antes del comienzo efectivo del trabajo, nunca después.
• Formalización del contrato por escrito y comunicación al Servicio Público de Empleo Estatal a través de la plataforma Contrat@ dentro del plazo legalmente previsto.
• Concierto de la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales con una mutua colaboradora.
• Contratación del servicio de prevención de riesgos laborales y evaluación de riesgos del puesto, con la formación e información al trabajador y la vigilancia de la salud.
• Sistema de registro diario de jornada, obligatorio conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
• Adaptación de la documentación de protección de datos: cláusula informativa, compromiso de confidencialidad y acceso a la información de clientes.

Tipo de contrato y periodo de prueba

Tras la reforma laboral de 2021, la contratación indefinida es la regla general. La contratación temporal solo cabe por circunstancias de la producción o por sustitución de persona trabajadora, con causa justificada y expresada en el contrato. Recurrir a un temporal sin causa real es una de las contingencias que con más frecuencia detecta la Inspección de Trabajo.

Existe además el contrato formativo, en su modalidad de formación en alternancia o de obtención de práctica profesional, útil para incorporar recién titulados con un régimen específico.

El periodo de prueba debe pactarse expresamente por escrito y respetar los límites del convenio colectivo aplicable. En defecto de convenio, el Estatuto de los Trabajadores fija un máximo de seis meses para técnicos titulados y dos meses para el resto de trabajadores, ampliable a tres meses en empresas de menos de veinticinco trabajadores. Es nulo el periodo de prueba cuando el trabajador ya ha desempeñado las mismas funciones en la empresa con anterioridad.

El coste real: no es el salario bruto

Al salario bruto pactado hay que sumar la cotización empresarial a la Seguridad Social, que incluye contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA, accidentes de trabajo y el mecanismo de equidad intergeneracional. El porcentaje concreto depende de la modalidad contractual y del epígrafe de actividad, por lo que conviene calcularlo con la asesoría laboral antes de comprometer una oferta.

A ese coste se añaden conceptos que suelen olvidarse en el presupuesto inicial: pagas extraordinarias si no están prorrateadas, vacaciones retribuidas, prevención de riesgos, formación, equipo informático y licencias de software, y el tiempo de supervisión del titular durante los primeros meses, que reduce sus propias horas facturables.

Convenio colectivo: la comprobación que casi nadie hace

Determinar el convenio aplicable es un paso previo ineludible, porque condiciona salario mínimo, jornada anual, categorías profesionales, periodo de prueba, vacaciones y complementos. En los despachos suele resultar de aplicación el convenio del sector correspondiente a la actividad, y en algunas comunidades existen convenios autonómicos de oficinas y despachos. Aplicar un convenio equivocado genera diferencias salariales reclamables durante años.

Los primeros noventa días

La contratación fracasa más veces por falta de acogida que por mala selección. Dedique tiempo desde el principio a explicar cómo se abre un expediente, cómo se registran los tiempos, cómo se controla el calendario de plazos y qué se puede firmar o enviar sin validación previa. Documentar esos procedimientos, aunque sea en un manual breve, es una inversión que sirve también para la segunda contratación.

Fije revisiones formales al mes, a los tres meses y a los seis, con objetivos concretos. Es la única forma de detectar a tiempo si la incorporación está funcionando, todavía dentro del periodo de prueba y sin coste de extinción. Si está en fase de crecimiento, encontrará contenido relacionado en abrir despacho de abogados y en gestión de empresas.