La mayoría de los despachos saben cuánto facturan al mes. Muy pocos saben qué asuntos les hacen ganar dinero y cuáles, en realidad, les cuestan más de lo que ingresan. Facturación no es rentabilidad. Un expediente puede generar unos honorarios aparentemente correctos y, aun así, arrastrar pérdidas si se ha consumido más tiempo del previsto o si nadie ha contabilizado los costes indirectos que lleva encima.
Calcular la rentabilidad real por asunto no es un ejercicio contable de fin de año. Es una herramienta de gestión que debería consultarse asunto por asunto, tipo de encargo por tipo de encargo, para decidir qué tarifas mantener, qué clientes conviene revisar y en qué áreas de práctica merece la pena invertir tiempo comercial.
Por qué el precio del expediente no dice nada por sí solo
Un error habitual es equiparar el importe facturado con el beneficio obtenido. El precio pactado en la hoja de encargo (documento cuya función y contenido regula el Estatuto General de la Abogacía Española, aprobado por el Real Decreto 135/2021) fija lo que el cliente paga, pero no dice nada del coste real de producir ese servicio.
Dos asuntos facturados por el mismo importe pueden tener rentabilidades opuestas: uno se resuelve en pocas horas con un procedimiento estandarizado; otro exige reuniones adicionales, escritos imprevistos y correcciones que nadie presupuestó. Sin un sistema que registre el tiempo real dedicado, ambos aparecen en la contabilidad como ingresos idénticos, cuando su margen real es muy distinto.
Contratar y despedir sin sustos
Las decisiones de plantilla son el punto donde más despachos acaban en el juzgado por no haber documentado bien el proceso. Antes de formalizar un despido o una modificación sustancial de condiciones, merece la pena una consulta con abogados laboralistas. Galindo & Barrio son abogados en Madrid y la primera consulta es gratuita.
Los costes que casi nunca se computan
Para calcular rentabilidad hace falta restar al ingreso todos los costes asociados al asunto, no solo los evidentes. Entre los que más se olvidan:
- El tiempo de socios o abogados senior dedicado a supervisar, revisar o corregir el trabajo de otros compañeros.
- Las horas de gestión administrativa: apertura de expediente, comunicaciones con el cliente, facturación y seguimiento de cobro.
- Los gastos indirectos del despacho (alquiler, software, personal de apoyo) prorrateados según el tiempo consumido.
- El tiempo no facturable dedicado a resolver dudas del cliente fuera del alcance pactado inicialmente.
- Los retrasos en el cobro, que tienen un coste financiero real aunque no aparezcan como tal en ningún informe.
La ausencia de alguno de estos conceptos infla artificialmente la rentabilidad aparente de casi cualquier expediente.
Cómo construir el coste por hora real de cada profesional
El punto de partida es conocer cuánto cuesta realmente una hora de trabajo de cada persona del despacho, no su tarifa de facturación al cliente. El coste por hora se obtiene dividiendo el coste laboral total anual (salario, seguridad social, indemnizaciones previstas y demás conceptos regulados por el Estatuto de los Trabajadores) entre las horas efectivamente trabajadas al año, descontando vacaciones, formación y tiempo no productivo.
Este cálculo exige llevar un registro fiable de jornada y de dedicación por asunto. El propio Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 34.9, obliga a las empresas a registrar la jornada de toda la plantilla; ese mismo registro, si se vincula al expediente en el que se ha trabajado, se convierte en la fuente de datos más valiosa para calcular rentabilidad por asunto. Conviene recordar que estos registros contienen datos personales de los trabajadores y deben tratarse conforme al RGPD y a la LOPDGDD 3/2018, con acceso limitado a quien gestione la información y plazos de conservación definidos.
La fórmula para calcular la rentabilidad por asunto
Una vez se dispone del coste por hora de cada profesional y del registro de horas dedicadas a cada expediente, la fórmula básica es sencilla:
Rentabilidad del asunto = Ingresos facturados por el asunto, menos (horas dedicadas por cada profesional multiplicadas por su coste/hora), menos gastos directos, menos parte proporcional de gastos indirectos.
El resultado puede expresarse en euros o, mejor aún, como porcentaje sobre el ingreso, lo que facilita comparar asuntos de distinto tamaño. Un despacho que aplica esta fórmula de forma sistemática suele descubrir que un porcentaje relevante de sus expedientes opera en el límite de la rentabilidad o por debajo de ella, mientras que un grupo reducido de asuntos concentra la mayor parte del margen real.
Qué hacer con los datos: decisiones, no solo informes
Tener el cálculo no sirve de nada si no se traduce en decisiones. Los usos más habituales de esta información son revisar tarifas de servicios recurrentes que se han quedado por debajo de coste, replantear el alcance de encargos que generan constantemente trabajo no facturado, priorizar comercialmente las áreas de práctica más rentables y detectar clientes que, por volumen de exigencias, requieren una tarifa distinta a la pactada originalmente.
También permite argumentar con datos frente al cliente cuando se solicita un alcance ampliado, algo especialmente relevante en encargos con presupuesto cerrado, donde cualquier desviación de tiempo se traduce directamente en pérdida de margen.
Datos mínimos para calcular rentabilidad por asunto
- Registro de horas por profesional y por expediente, no solo el total mensual del despacho.
- Coste por hora real de cada persona, calculado con su coste laboral total, no con su tarifa de facturación.
- Gastos directos identificados y asignados al expediente correspondiente.
- Criterio fijo y documentado para prorratear gastos indirectos entre asuntos.
- Revisión periódica, al menos trimestral, comparando rentabilidad prevista frente a la real.
Un sistema de gestión que integre control de tiempo, facturación y análisis por expediente convierte este cálculo en un proceso automático en lugar de una tarea manual imposible de mantener al día. Para profundizar en cómo estructurar estos procesos de control interno, puedes consultar más contenidos en Gestión de Empresas o revisar el resto de artículos del blog.